La entrega y gestión de nóminas por parte de las empresas supone un esfuerzo administrativo, lo cual explica la tendencia generalizada a sustituirlo por un sistema de entrega de nóminas online. La nómina o recibo individual de salarios es el documento que debe entregar la empresa a sus trabajadores con carácter mensual (por meses naturales). En este documento se refleja, además de los conceptos salariales y otras partidas como dietas, las deducciones por cotización del trabajador a la Seguridad Social y la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

El art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de hacer entrega al trabajador de la nómina como justificante de su pago:

<<La liquidación y el pago del salario se harán puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres. El período de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes.
El trabajador y, con su autorización, sus representantes legales, tendrán derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado.

La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.>>

Es importante que la empresa cumpla con total seguridad sus obligaciones respecto a los recibos de salario, puesto que en caso contrario puede ser sancionada. Si en la nómina no se incluyen las cantidades realmente abonadas al trabajador estamos ante una infracción grave con una multa de entre 626 a 6.250 euros. Por otro lado se consideran infracciones de carácter leve las siguientes:

– No entregar al trabajador puntualmente los recibos de salarios o utilizar sin autorización recibos de salarios distintos a los oficiales.
– No convervar durante 4 años los recibos de salarios.
Ambas infracciones acarrean una multa de entre 60 y 625 euros.

Lo habitual es que se entreguen en papel, solicitando al trabajador que firme la nómina para acreditar que ha percibido las cantidades que resulten de la nómina. Esta práctica viene exigida por la Orden Ministerial de 27 de diciembre de 1994, que complementa el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores que hemos mencionado.  Sin embargo, el avance de la tecnología y la optimización de procesos que buscan las empresas ha dado lugar a nuevas pautas en la entrega de nóminas. Hablamos de los llamados portales del empleado u otros sistemas automatizados similares que básicamente ponen a disposición del trabajador mensualmente la nómina online para que éste las descargue.

La cuestión es si la nómina online es legal. La respuesta es SI, puesto que que el Tribunal Supremo en una sentencia del 22 de junio de 2011 admite que se sustituya la nómina en papel por su acceso a través de un sistema electrónico, que permita disponer del documento en formato digital e imprimirla, siempre que también pueda acceder a una nómina en papel si así lo solicita y que el formato de la nómina online sea el mismo que el de las nóminas que se venían entregando en formato papel. Sin embargo, es muy importante consultar el convenio colectivo aplicable por si tiene previsto expresamente que las nóminas se entreguen en papel, en cuyo caso se debe respetar lo establecido en el convenio colectivo.

Cuando se utiliza la nómina online, la empresa no dispone de la firma del trabajador. Esa firma supone el reconocimiento por parte del trabajador de haber percibido el salario, pero no acredita que esté conforme con ella. Por tanto, no es necesario tener las nóminas firmadas por los trabajadores si el pago se realiza mediante transferencia bancaria (bastaría con un justificante bancario). En cambio, si el pago se hace por otra vía, como la entrega de cheque, sí es conveniente que el trabajador firme algún documento, como podría ser una fotocopia del cheque junto a la propia nómina.

Si la empresa quiere adoptar un sistema de entrega de nóminas en formato digital, recomendamos que antes prepare un documento que se entregue a los trabajadores y sea firmado por cada uno de éstos, en el que se informe:

– del funcionamiento de este sistema,

– url´s o enlaces para acceder al portal,

– instrucciones con capturas de pantalla,

– claves de acceso (usuario y contraseña de acuerdo a los protocolos internos fijados en el Documento de Seguridad que exige la LOPD), y

– forma de contacto con el soporte técnico para atender dudas o incidencias informáticas.

Un buen servicio de asesoría laboral para empresas permite adoptar procesos de optimización como este con seguridad legal. Si tienes dudas puedes solicitar con nosotros una primera consulta gratis y sin compromiso.

 

* Imagen: Viktor Hanacek. picjumbo.com