Una bandada de estorninos suele volar de manera espectacular, miles de pájaros unidos como uno sólo, que pueden cambiar de rumbo en décimas de segundo con perfecta sincronización. La naturaleza nos ofrece muchos ejemplos de lo que debería ser el trabajo en equipo y la organización para los humanos. Los estorninos vienen perfectos para ilustrar cómo puede transformar la Holocracia un despacho de abogados.

Holocracia es un concepto para la organización de empresas que está cogiendo bastante impulso en los dos últimos años. Su origen está en el término Holoarquía, entendido como un todo compuesto de unidades autónomas (holones, del griego «holos» que significa entero, en línea con el sentido de holística).

Hemos podido estudiar diversos casos de implantación de este sistema sin mandos intermedios y con una jerarquía muy simple y directa. El estudio ha sido desde la distancia, leyendo muchos artículos de emprendedores, startups y empresas como Zappos o Medium, pero sobre todo hemos aprendido de cerca, porque algunos de nuestros clientes hace tiempo que decidieron por utilizar este modelo de empresa horizontal. Nos pareció una cultura muy coherente con nuestra metodología Lean Legal, y por eso hemos dado el paso nosotros también, con unos resultados bastante interesantes.

El resumen rápido de Holocracia que se escucha cada vez más es el de «empresas sin jefes» . No es la mejor manera de expresarlo. En realidad, supone asumir un nivel mayor de disciplina pero fundamentada en el sentido de responsabilidad en lugar del de autoridad. A nosotros nos ha ayudado a racionalizar los repartos de responsabilidades y funciones, dando el máximo protagonismo a la obtención de resultados y a la fluidez del trabajo.

Todo empieza por simplificar el organigrama en el plano vertical y enriquecerlo horizontalmente. Así, lo fundamental es redefinidir las áreas y departamentos con las responsabilidades, objetivos y proyectos que les corresponden; la clave es que cada grupo de profesionales en torno a un área o círculo tenga muy claro qué tienen que hacer y cuáles son las prioridades. Este reparto se hace totalmente alineado con la filosofía y estrategia general del despacho, teniendo muy presente en el diseño los perfiles y necesidades de los clientes. Por supuesto, las listas de responsabilidades y prioridades deben estar vivas e ir adaptándose a la realidad cambiante. Nosotros realizamos un repaso de los roles una vez a la semana, guiados por las conclusiones de las reuniones semanales.

Como abogados y asesores tenemos dos fuentes de trabajo: por proyectos (para encargos específicos) y por responsabilidades (para servicios continuados). En ambos casos es fundamental ser escalables protocolizando el trabajo para hacerlo mejor y más rápido la siguiente vez. Los grupos deben asumir que todo trabajo que se realice debe hacerse con orientación y no perdiendo de vista el valor que aportará el trabajo realizado al cliente (dar seguridad, evitar problemas, posibilitar algún negocio u operación,…).

Hemos considerado fundamental el aspecto visual. Disponer de una representación de los roles, proyectos y flujos de trabajo en pizarras con notas es muy útil. Pero como no siempre estamos trabajando en la misma oficina (la ubicación no debe ser obstáculo para el trabajo en equipo) utilizamos la aplicación Trello para compartir toda la información y para la gestión de proyectos y flujos de tareas propias de las responsabilidades/roles.

A partir de ahí hay una función crucial: la del coordinador de las distintas áreas o círculos. Deberá resolver los conflictos e interpretación de las listas de responsabilidades. Hay muchas situaciones de este tipo, en las que nos «peleamos» por hacer o por no hacer algo. La labor de coordinación también consiste en identificar los obstáculos y errores organizativos para corregirlos y que siga la fluidez de los equipos.

Holocracia es un equilibrio entre dos extremos: la empresa con una estructura tradicional vertical o piramidal, y aquellos despachos entendidos como un grupo de profesionales bajo una marca en el que se trabaja de manera totalmente individualista. Con estos cambios organizativos, se potencia el trabajo en equipo y la dedicación a lo que de verdad aporta valor.

No es habitual instaurar este tipo de planteamientos en despachos de abogados y consultoría. Sin embargo, para nosotros está siendo todo un salto en nuestro crecimiento como empresa de servicios jurídicos y sobre todo, nos acerca mucho a la filosofía y forma de entender la empresa que tienen nuestros clientes.

 

*Imagen: Fré Sonneveld. Unplash.com